Pierwsze miesiące działalności. O czym pamiętać, by uniknąć błędów?
Sposób rejestracji firmy
Jednoosobową działalność można założyć online przez biznes.gov.pl – z użyciem profilu zaufanego, e-dowodu lub mObywatela albo papierowo w urzędzie gminy. Coraz częstszą opcją jest rejestracja przez bankowość elektroniczną, która łączy złożenie wniosku CEIDG-1 z otwarciem rachunku firmowego w jednym procesie (https://www.ingksiegowosc.pl/fakturowanie/zaloz-firme).
Złożenie wniosku automatycznie zgłasza firmę do US, ZUS i GUS – nie trzeba odwiedzać tych urzędów osobno. Datę rozpoczęcia działalności można wpisać z wyprzedzeniem, nawet kilka tygodni naprzód.
Wniosek CEIDG-1: dwa pola, w których robi się błędy
Pierwsze to forma opodatkowania. Brak zaznaczenia oznacza domyślną skalę podatkową, a zmiana w trakcie roku jest ograniczona przepisami. Wybór wpływa też na składkę zdrowotną i rodzaj prowadzonej ewidencji – warto skonsultować go z księgowym lub biurem rachunkowym, np. w ING Ksiegowość – https://www.ingksiegowosc.pl/biuro-rachunkowe. Druga rubryka to data rozpoczęcia działalności. Lepiej wpisać drugi dzień miesiąca niż pierwszy. ZUS liczy ulgi w pełnych miesiącach kalendarzowych: start 1 czerwca to ulga na start do 30 listopada (6 miesięcy), start 2 czerwca to ulga do 31 grudnia (7 miesięcy). Ta sama logika wydłuża potem mały ZUS.
Ulgi w ZUS
Zakładając firmę, warto pamiętać o dostępnych ulgach i preferencyjnych warunkach składkowych. Nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulgi na start oraz tzw. małego ZUS-u.
Ulga na start to 6 pełnych miesięcy bez składek społecznych, do zapłaty zostaje tylko składka zdrowotna. Po jej zakończeniu można skorzystać z preferencyjnego ZUS-u (nazywanego małym ZUS-em), czyli obniżonej podstawy składek społecznych przez kolejne 24 miesiące.
Nie każda nowa firma może jednak skorzystać z tych ulg. Nie przysługują one jeżeli przedsiębiorca świadczył wcześniej te same usługi dla byłego pracodawcy na etacie. Dla małego ZUS-u liczy się rok bieżący lub poprzedni, dla ulgi na start to sam fakt wcześniejszego stosunku pracy z tym kontrahentem.
Rejestracja do VAT i prowadzenie ewidencji
Od 1 stycznia 2026 limit zwolnienia podmiotowego z VAT wynosi 240 000 zł rocznie. Przy starcie w trakcie roku limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni do końca roku.
Zwolnienie nie obejmuje m.in. doradztwa (poza rolniczym), usług prawniczych, jubilerskich i ściągania długów – rejestracja do VAT jest tu obowiązkowa od pierwszej faktury, niezależnie od obrotów. Należy pamiętać, że VAT-R składa się przed pierwszą czynnością opodatkowaną, nie po.
KSeF w nowym obiegu dokumentów
Krajowy System e-Faktur jest już obowiązkowy i obejmuje wszystkie firmy. Od 1 lutego 2026 roku każdy podatnik VAT musi odbierać faktury w KSeF, niezależnie od skali działalności, a od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w systemie objął większość przedsiębiorców. Wyjątek dotyczy mikrofirm, których miesięczna sprzedaż objęta KSeF nie przekracza 10 000 zł brutto. Ich obowiązek wchodzi w życie 1 stycznia 2027 roku.
Faktura ustrukturyzowana w formacie XML zgodnym ze schemą FA(3) jest dziś standardem. Rok 2026 traktowany jest jako okres ochronny, w którym za techniczne błędy nie są jeszcze nakładane sankcje. Warto ten czas wykorzystać na rzetelne wdrożenie, czyli nadanie uprawnień księgowej i integrację narzędzia do wystawiania faktur, jak w https://www.ingksiegowosc.pl/uslugi-dodatkowe/krajowy-system-e-faktur, by prowadzenie firmy obyło się bez niemiłych niespodzianek.
art. sponsorowany
